protocol AVG

Het Fonds Nut Voorschoten is een vereniging die is aangesloten bij de landelijke maatschappij voor het Nut van het Algemeen.

Het Departement Voorschoten van het Nut heeft een lange geschiedenis, waarin veel aan activiteiten is ontplooid. Sinds het einde van de 20e eeuw zijn er nog slechts weinige leden, voor wie feitelijk geen andere activiteiten worden georganiseerd dan de Algemene Ledenvergadering en presentaties over projecten. De vereniging functioneert feitelijk als een fonds binnen de kaders van haar doelstelling. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats voor zover er een ledenadministratie wordt gevoerd en tevens voor zover projecten moeten worden beoordeeld en de gegevens daarvan moeten worden bewaard vanwege de wettelijke en statutaire bewaarplicht betrekking houdend op beheer van de financiën.

Doelstelling

Het Fonds NUT van Voorschoten heeft als doelstelling het culturele en sociale leven in het dorp op een hoger plan te tillen. Daartoe ondersteunt het Fonds plannen en initiatieven om voorzieningen aan te leggen of te verbeteren. Onze (financiële) steun geven we in de vorm van schenkingen, leningen of garantstellingen.

Dit protocol is in werking getreden op 24 mei 2018

Het Fonds Nut Voorschoten verwerkt en bewaart persoonsgegevens conform het in dit Protocol bepaalde.

Voor de ledenadministratie worden in een beschermde omgeving (d.w.z. digitaal met gebruikmaking van een wachtwoord en een firewall ter bescherming van onbevoegd gebruik en op papier door middel van opberging in een afsluitbare ruimte) de volgende persoonsgegevens verwerkt en bewaard:

  • Achternaam en voornamen
  • Geboortedatum en – plaats
  • Adres en -emailadres
  • Geslacht (teneinde de adressering van convocaten een correcte aanhef te kunnen opnemen)
  • Telefoonnummer
  • Datum van ingang van het lidmaatschap
  • Bankrekening (ten behoeve van de inning van de contributie)

Toegang tot deze gegevens hebben uitsluitend de bestuursleden en degenen die door het bestuur met correspondentie of inning van contributie belast worden.

Na beëindiging van het lidmaatschap worden deze gegevens nog gedurende een periode van 10 jaar bewaard, zulks met het oog op eventuele afwikkeling van het lidmaatschap en daaruit voortvloeiende verplichtingen en tevens met het oog op mogelijk al dan niet wetenschappelijk onderzoek naar het functioneren van de Vereniging. Daarnaast wordt zodoende voldaan aan de verplichting die bestaat om de financiële administratie ten minste 7 jaar te bewaren.

Voor de beoordeling van ingediende verzoeken of aanvragen voor een financiële bijdrage voor een project worden de volgende gegevens verwerkt en bewaard:

  • Namen en adressen van degenen die de aanvraag hebben gedaan, alsmede hun geslacht en telefoonnummer (indien opgegeven)